Tipos de oficinas virtuales

La presente década ha sido testigo de una transformación virtual de la manera que los negocios se están haciendo. Llámelo como usted quiera, un movimiento para reducir los costos entre las personas emprendedoras y trazar su propio camino de éxito, mucha de la actividad productiva se realiza en línea a través del concepto de oficina virtual. Estos servicios han mejorado en gran medida la productividad general debido a la pérdida de tiempo a cosas como viajes se cortan, y que son capaces de simplificar las cosas de una mejor manera.

Servicios de oficina virtual puede incluir servicios como la entrada de datos, atender el teléfono, creación de contenidos, una dirección real para atender a sus clientes, redacción de emails. Hay dos principales servicios identificables con este tipo de servicios de comunicación de oficina y servicios espaciales. Cuando se piensa en servicios de comunicación, asocian el término con una recepcionista a distancia, que trabaja para su oficina, como lo hace para muchas otras oficinas. También hay un asistente virtual que también trabajan desde su casa u oficina para usted. Un asistente virtual y una recepcionista a distancia son en cierto modo, la réplica de estas personas en la oficina tradicional, pero la única diferencia es que ellos pueden trabajar desde sus hogares u oficinas.

El servicio está relacionado con el espacio a la dirección postal física de la empresa, lo que da una identidad a un negocio en el hogar. Aunque los servicios espaciales que se dan, son capaces de dar una dirección de correo adecuado a sus proveedores o clientes, donde pueden entregar los suministros o los arreglos para las reuniones. Las reuniones de negocios, conferencias y reuniones  se pueden hacer  por el alquiler del espacio de oficina por horas. A los beneficios virtuales la gente de oficina que no trabajan en un entorno de oficina tradicional. Los vendedores, prestamistas, agentes inmobiliarios, terapeutas, agentes de bolsa,  propietarios de negocio basado en casa y los que están en la comercialización del Internet han hecho el mejor elección a contratar los servicios de una oficina virtual.

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La importacia de tener una oficina virtual

Muchos propietarios de pequeñas empresas ven la importancia de contar con una oficina formal para su negocio. Para empezar, las empresas necesitan un lugar para realizar transacciones de negocios cara a cara. Debe haber un lugar donde los clientes, socios y empleados puedan ir a cumplir sus negocios o para enviar y recibir sus documentos o paquetes.

Sin embargo, hay una variedad de casos en los que los dueños de negocios necesitan  reducir los costos. En aquellos casos  a menudo no tendrá en cuenta la necesidad de una oficina formal. En su lugar, optar por crear su oficina en casa. Todo este inconveniente se produce porque los dueños de negocios pueden creer que tiene una oficina formal que les costará más que su negocio. Hoy en día esto ya no es un problema. El mundo está descubriendo ahora las grandes ventajas que ofrece disponer de una oficina virtual.


Hay muchas oficinas virtuales abriéndose en todos los rincones del país. Lo que hace tener una oficina virtual, un éxito entre los propietarios de negocios es el hecho de que ofrecen casi todas las instalaciones y servicios de apoyo necesarios para el funcionamiento de una oficina. Sin embargo, con una oficina virtual  se reducen los costos y obteniendo un precio muy asequible.


En muchos casos, tener este tipo de oficina permite el acceso a las salas de conferencias y otras reuniones de grupos más grandes pueden ser mantenidas. El ambiente que rodea a las salas de conferencias hace que el flujo de ideas y la discusión cara a cara sea mucho más fácil de manejar.


Este tipo de oficinas por lo general vienen con un área de recepción formal. Con un área de recepción y que sus clientes sean formalmente recibidos. También se les proporciona una confortable zona de espera, mientras esperan a que venga a saludarlos.


Cada oficina cuenta con todas las necesidades básicas, tales como mesas, sillas y escritorios a fin de proporcionar una imagen muy profesional, sin embargo, el ambiente de trabajo es muy cómodo y productivo. Las oficinas virtuales proporcionan un lugar donde los dueños de negocios, socios y empleados pueden colocar sus herramientas, equipos y suministros. Estas oficinas son también un lugar donde puedes encontrarte con visitas a los clientes según sea necesario.


Los costos de las oficinas virtuales son definitivamente más bajos en comparación con los de una oficina formal. Incluso con los costos más bajos, los servicios se pueden personalizar para satisfacer sus necesidades y requerimientos específicos. Las oficinas virtuales ofrecen una opción asequible que puede ser la solución perfecta para muchas pequeñas empresas. Tanto si se trata simplemente de tener una presencia formal, o tener un lugar de reunión formal.


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Cómo mantener tu profesionalismo de recepcionista telefónico

El trabajo de un recepcionista telefónico consiste en mucho más que simplemente atender el teléfono. Tú eres la primera impresión que el cliente se lleva de la compañía para la que trabajas, de modo que la impresión que tú les das por teléfono es a menudo un reflejo de la compañía misma, al menos, para ese cliente. Por lo tanto, es imperativo que aprendas a mantener tu profesionalismo de recepcionista telefónico –sean cuales sean las condiciones. Tu trabajo podría depender de ello.

Pasos

1-     Aprende las extensiones de todos los empleados así como sus nombres completos, títulos y departamentos. Te conviene poder transferir todas las llamadas rápida y eficientemente, y si te piden el nombre de un empleado, deberías poder responder rápidamente. Expresiones dubitativas como “Hmm” o “Ehh” no corresponden a una etiqueta profesional para el teléfono ni tampoco lo es dejar al cliente en espera mientras buscas un nombre.

2-     No dejes que el teléfono suene muchas veces. Atiéndelo rápidamente; así, quien llamó no se sentirá frustrado incluso antes de llegar a hablar contigo.

3-     Establece un saludo para atender. Asegúrate de que no sea demasiado largo, y de que suene natural. Podrías practicarlo para lograr expresarlo en un tono natural.

4-     Sonríe al atender el teléfono; esto iluminará tu voz. Incluso si no estás de ánimos para sonreír, o el llamado te resulta frustrante, tu sonrisa ayudará a mantener un tono alegre.

5-     Sé natural al atender el teléfono, y evita usar una “voz telefónica”, que suele sonar como una voz automatizada y de tono alto. Deberías oírte genuino y agradable.

6-     Articula tus palabras y habla claramente. Abstente de usar un vocabulario con el que no estés familiarizado, y nunca uses jerga. Además, evita usar sonidos asertivos como “ajá”.

7-     Ten cerca un anotador y un lápiz, y hazte el hábito de usarlos. Un recepcionista telefónico hábil anota el nombre y otros detalles que pueda proveer quien está llamando, incluso antes de que haga alguna pregunta. Asegúrate de anotar cómo pronunciar nombres poco usuales, para poder nombrarlos correctamente al transferir la llamada. Asegúrate de escribir cualquier mensaje que te dejen, y leerlo nuevamente a quien llamó, para asegurarte de haber anotado bien todos los datos. Esto además dejará a quien llame la seguridad de que efectivamente tomaste el mensaje y lo retransmitirás adecuadamente.

8-     Si vas a dejar en espera a quien llamó, díselo antes de hacerlo. Al retirar la espera, pídele disculpas por haberle hecho esperar antes de preguntar sobre su llamada.

9-     Mantén la compostura, y nunca pierdas el temperamento o te pongas grosero, incluso si quien llama se vuelve hostil. De ser necesario, pon al cliente en espera por unos segundos mientras respiras profundamente y te recuerdas que eres el “director de primeras impresiones”. Esto implica que siempre debes sonar profesional, ser paciente, y tener deseos de ayudar a quien llama.

10-  No te permitas distracciones por conversar en el escritorio. Si el teléfono suena, asegúrate de detener la conversación antes de atender, para que la persona que llama no escuche una parte de tu conversación. Esto no quiere decir que debas terminar esa conversación; pero sí que debes suspenderla y atender el llamado.

Tomado de

El manual que tú puedes escribir o editar.

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Caracteristicas De Una Oficina Virtual

Muchas empresas hoy en día estan en línea. Por lo tanto, la mayoría de ellos no necesitan tener sus propios espacios de oficinas físicas. Pero la verdad es que una oficina física también puede ser útil para sus negocios, especialmente si quieren ofrecer a sus clientes acceso a sus oficinas para consultas personales. Afortunadamente, el concepto de una oficina virtual está empezando a ser muy popular.

Las oficinas virtuales son espacios donde las empresas pueden alquilar con el fin de contar con su presencia propia oficina cuando sea necesario. Estas empresas tienen personal cualificado de apoyo que también puede hacerse cargo de las llamadas telefónicas y otras necesidades de la oficina de los clientes. Si actualmente tiene su propia pequeña empresa, es posible que desee conocer las características de una oficina virtual y ver lo que puede hacer por usted.

Los servicios de recepción

Una de las cosas buenas acerca de este tipo de oficina es tener un servicio de buena recepción. Si usted tiene cerca los clientes potenciales que deseen informarse acerca de su negocio, que será recibido profesionalmente e informó exactamente lo que necesita hacer para que llamen a su teléfono.

Los servicios telefónicos y de correo

Como un negocio, usted puede obtener un número de llamadas entrantes de clientes o clientes potenciales acerca de los negocios propios. Cuando se trata de llamadas telefónicas, se pondrá en marcha las llamadas ya que será enviado directamente a su teléfono - si esto es lo que usted  quiere. Por lo tanto, usted puede tener una oficina virtual, pero usted puede estar seguro que no se pierda ninguna llamada de los clientes potenciales. Estas oficinas también tiene correo de recepción y clasificación de los servicios para el correo de las necesidades del negocio

Elegantes y cómodas salas de conferencias

Las salas de conferencias también están disponibles para ayudarle con todas sus reuniones de negocios. Las salas de conferencias van a ser muy presentable para los clientes de negocios. Con una buena oficina, usted puede dejar una buena impresión en sus clientes, además de manejar adecuadamente sus negocios.

Dirección de la empresa

Tener una dirección de la empresa es importante, ya que añade un toque más profesional a su negocio. 

Los estacionamientos

Ya que los clientes lo van a visitar, tienen que tener un buen lugar para estacionar sus vehículos. Las oficinas virtuales suelen tener estacionamientos para que los clientes se libren de preocupaciones cuando tienen que estacionar sus vehículos a las citas.

En general, una oficina virtual tiene muchas características positivas que serán de utilidad para su negocio. 

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Usando Una Oficina Virtual

Muchas personas sueñan con trabajar desde casa. La vida parece mucho más fácil cuando las personas no tienen que hacer una rutina diaria sobre el trabajo. Hay muchos beneficios al trabajar desde su casa. A menudo, las personas pueden pasar más tiempo con sus familias, se puede ahorrar dinero en combustible, alimentos, ropa, etc, y, en general, el medio ambiente suele ser mucho menos estresante que trabajar en un entorno de oficina. Gracias a la tecnología de ahora, sin embargo, las personas que trabajan fuera de la oficina ni siquiera necesariamente tienen que trabajar en los confines de sus casas si no de donde ellos quieran.

Gracias al concepto de Oficina Virtual, una persona puede utilizar la tecnología (sobre todo la tecnología de la comunicación por Internet) para trabajar desde donde las personas quieran. ¿Qué significa esto? Bueno, una persona con una oficina virtual puede trabajar desde su hogar, coche, en sus vacaciones, viajando por el mundo, o en cualquier otro lugar donde tenga acceso a Internet o un teléfono inteligente. Lo hermoso de las oficinas virtuales es que existen allí donde el trabajador existe, siempre y cuando él o ella tengan acceso a Internet o un celular inteligente.

La tecnología ha avanzado mucho en los últimos años ya que muchas personas se encontrarán en un lugar en que simplemente no es necesario que tengan una oficina formal. Con los proveedores de servicios de Internet en constante mejora de sus servicios y velocidades, es más fácil que nunca que la gente se mantenga en contacto con los compañeros de trabajo. Ya sea que implica una video conferencia con un supervisor, una conferencia telefónica con un compañero de trabajo, o incluso un chat a través de mensajería instantánea, las personas pueden permanecer en comunicación constante con sus compañeros de trabajo y superiores.

¿Qué necesita una persona para establecer una Oficina Virtual? Si una persona quiere trabajar desde su casa, entonces normalmente sólo tiene los elementos estándar que normalmente se tienen en la oficina: una PC de escritorio, una línea de teléfono segura, una impresora y una conexión a Internet. Si una persona quiere trabajar desde cualquier parte del mundo, sin embargo, sería en su mejor interés de contar también con un teléfono inteligente con un plan de datos que soporta la inmovilización y una computadora portátil.

Trabajando a partir de una Oficina Virtual es un sueño para muchas personas, pero es un sueño que puede hacerse realidad con las herramientas adecuadas. Trabaje desde su casa o desde cualquier parte definitivamente no es para todos, pero si una persona está motivada y se conoce generalmente como autónomo, trabajando desde una oficina virtual puede ser una bendición.


http://www.oficinas-virtuales.com/

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La secretaria

La secretaria es probablemente el símbolo más universal de la presencia de la mujer en este mundo de los negocios. Aporta a esa esfera tradicionalmente masculina, el calor, la intuición y la elegancia propias del sexo femenino, contribuyendo para hacer de la empresa moderna una comunidad humanizada. Se involucra en ella misma, el devenir histórico y participa muy de cerca en el desarrollo tecnológico, económico y cultural de la sociedad moderna.
Se señala que es frecuente que la secretaria sea la primera imagen de la institución hacia los de afuera: tanto para los que acuden a ella, como también para los que permanecen lejos, para estos últimos a través de la correspondencia y del teléfono.
La figura de la secretaria sigue evolucionando, como sigue evolucionando la empresa; y no sabemos especificar hasta que punto dicha evolución se deba a ella. Cada día es más trascendental dentro de la sociedad moderna el papel de la empresa y parece ser que cada día es más importante la secretaria en la empresa. La vemos como promotora, como animadora, como coordinadora, como ejecutiva, como asistente cercana y activa en las grandes decisiones.

Ser secretaria es una profesión más que un oficio, mucho más que un simple trampolín para acercarse a otro puesto, y muchísimo más que un pasatiempo. Es un cargo importante; no por nada los periódicos de todos los días y en todas partes solicitan un buen número de secretarias altamente calificadas.

Definitivamente, en el presente, las empresas deben contar con el insumo del recurso humano bien definido a fin d dar paso a características básicas que se requieren para ser altamente operativas, además de su tecnología, finanzas, producción , como contar con una excelente capacitación, desarrollo, integración, productividad, pertenencia, cultura organizacional compromiso, responsabilidad a fin de colaborar con la gerencia en pro del logro de los objetivos establecidos.
Justamente, dentro de ese equipo humano no se puede ignorar el rol que representa la secretaria ejecutiva, colaboradora dinámica de la gerencia, a quien le debe prestar su apoyo, a fin de dar paso a que las acciones, compromisos, funciones, responsabilidades de éste se pueden realizar sin dificultades.

La gerencia moderna proactiva, requiere de una secretaria ,que además de sus cualidades personales en donde se manifieste un buen carácter , trato, personalidad, comportamiento, responsabilidad, compromiso, atención, sepa manejar eficientemente las interrelaciones humanas, ser asertiva, con una alta autoestima y sobre todo, con los conocimientos básicos que la gestión administrativa requiere para apoyar al gerente en aquellas acciones necesarias que le faciliten la realización de sus funciones.
La secretaria ejecutiva del presente debe además, dar paso a su creatividad, manejar adecuadamente las herramientas modernas de telemática, facilitar la operatividad de su jefe, dominar el inglés, además de contar con los soportes de los conocimientos básicos del lenguaje actual administrativo.


Definitivamente como nos lo recuerda images. google.com.ve: Todas las secretarias del momento presente dan forma a la imagen social de la secretaria y les toca también construir su propio puesto, como quien dice, modelarlo y animarlo. Si la gran mayoría de las secretarias se desempeñan con inteligencia y con responsabilidad, ellas mismas habrán dado categoría social a su puesto.

Tomado de “LA SECRETARIA Y LA EMPRESA MODERNA” Autor: Carlos Mora Vanegas
www.articuloz.com

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